Langkah Praktis Membuat Makalah Yang Konsisten

Ketika mendapatkan tugas menyusun makalah, yang terpikir di benak kita adalah bagaimana menentukan judulnya, permasalahan apa yang akan kita kaji dan sistematika yang akan kita gunakan. Seringkali kita terjebak pada judul yang keren tapi tidak merepresentasikan topik yang diberikan, sehingga berimplikasi kajian melenceng dari garis yang di tentukan.

Berikut panduan langkah praktis menyusun makalah :

1. Pelajari dengan seksama topik yang diberikan dan temukan kata kunci yang akan dijadikan sebagai bahan menyusun (judul) variabel-1 yang akan di urai permasalahan dan persoalannya.
2. Tentukan Judul makalah dengan 3 Variabel judul yang terdiri dari V1, V2 dan V3. 
3. Susun ke tiga variabel judul tersebut menjadi alternatif judul tanpa "kata kerja operasional"  Seperti Optimalisasi, Implementasi, Pemantapan, revitalisasi dsb.
4. Kata kerja operasional kelak akan di taruh  di depan judul setelah menunggu hasil analisa SWOT (perhitungan EFAS/IFAS dan posisi organisasi). 
5. Tentukan permasalahan dari Variabel judul di V-1 selanjutnya breakdown pokok – pokok persoalan dengan menggunakan teori, konsep, analogi, literatur dan hindari menggunakan nalar  karena tidak disarankan. 
6. Lanjutkan langkah untuk mencari "kata kerja operasional" sebagaimana di poin 3 dan 4 dengan cara analisis Analisis SWOT: Panduan Hitung IFAS, EFAS, SFAS dan Matrik Grand Strategy :

• Susun indikator Faktor Internal  berupa Strength & Weakness organisasi.
• Susun indikator Faktor Eksternal organisasi berupa Opportunity & Threat yang ditemukan.
• Masukkan indikator Faktor Internal dan Faktor eksternal ke dalam tabel EFAS (eksternal factor analysis summary) / IFAS (intenal factor analysis summary), kemudian masukkan penilaian bobot (weight) dan rating untuk masing masing faktor.
• Nilai Efas dan Ifas kemudian di masukkan dalam Matriks Grand Strategi, untuk mencari organisasi ada di kuadran mana. Bisa di kuadran I, II, III atau IV (SO, WO, ST, WT) dan kelak menentukan  jenis kata operasional di judul. Apakah harus menggunakan kata kerja operasional  Optimalisasi, Implementasi, Pemantapan atau Revitalisasi. Jadi perlu digaris bawahi bahwa penggunaan kata kerja operasional memerlukan perhitungan analisa SWOT.

Selanjutnya perlu juga diperhatikan oleh penulis agar konsistensi pemecahan masalah tetap selaras dengan yang diharapkan Topik dan judul maka:

1. Penulis membuat landasan teori minimal 3 teori yakni dengan menggunakan teori identifikasi persoalan, teori metodologi penelitian dan teori pemecahan masalah.
2. Penulis menyusun kondisi faktual berdasarkan pokok-pokok persoalan yang di jabarkan / dianalisa dengan menggunakan teori/konsep yang telah dipilih. 
3. Penulis membuat asumsi kondisi ideal yang diharapkan merujuk kondisi faktual yang dihadapi.
4. Penulis melakukan pemecahan masalah dengan  menggunakan strategi sesuai posisi organisasi berada (sebagaimana pernah di bahas di waktu yang lalu).
5. Untuk mempertajam strategi pemecahan masalah sesuai hasil perhitungan Efas/Ifas.
6. Konsep penentuan durasi (rentang) strategi jangka pendek, menengah dan panjang ditentukan berdasarkan pertimbangan logika subyektif penulis di perbolehkan namun akan lebih baik mempertimbangkan hasil penilaian dari SFAS (strategy factor analysis sumary).
7. Setiap hal yang dikutip dari sumber/referensi agar dilengkapi dengan sistematika penulisan referensi (kutipan langsung/tdk langsung, footnote dan daftar pustaka).

Dengan langkah-langkah diatas, diharapkan konsistensi penulisan makalah dapat terjaga dan fokus pada pemecahan masalah yang mengalir mulai dari Topik - Judul - Permasalahan - Persoalan dan mampu menyentuh akar masalah yang dikaji.

Papers: Sistematika Makalah NKP

Menyusun sistematika Papers atau Makalah NKP berpedoman pada panduan penyusunan naskah yang  ditentukan sebagai bagian kebijakan Lembaga pendidikan. Namun demikian dengan berbagai pertimbangan sistematika sering sekali berubah mengikuti kurikulum dan kompetensi yang akan di capai .

Berikut sistematika penyusunan makalah yang lazim digunakan dalam lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia:


Bagian Pendahuluan Makalah:

1. Halaman Judul
2. Lembar Pengesahan Penguji
3. Lembar Pengesahan Pembimbing Penulisan
4. Lembar Motto (jika ada)
5. Prakata (Kata Pengantar)
6. Abstrak 
7. Daftar Isi
8. Daftar Tabel (jika ada)
9. Daftar Gambar (jika ada)
10. Daftar Lampiran (jika ada)

Bagian Isi/Batang Tubuh Makalah:

BAB I : PENDAHULUAN

1. Latar Belakang 
2. Permasalahan 
3. Pokok-Pokok Persoalan 
4. Ruang Lingkup Pembahasan 
5. Maksud dan Tujuan 
6. Metode dan Pendekatan 
7. Tata Urut (Sistematika) 
8. Pengertian-pengertian 

BAB II : LANDASAN TEORI

1. Teori / konsep yang digunakan untuk menganalisis permasalahan &  persoalan (pisau analisis).
2. Dapat menggunakan lebih dari 1 (satu) teori / konsep.

BAB III : KONDISI FAKTUAL

Mengemukakan hal-hal atau fakta-fakta atau kondisi realistik yang dapat menunjukkan penyebab timbulnya masalah berdasarkan persoalan yang dipilih.


BAB IV : FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
Berisi permasalahan yang dibahas ditinjau dari pengaruh kondisi lingkungan (environmental scanning). Kondisi lingkungan yang dimaksud adalah kondisi internal meliputi kekuatan dan kelemahan dan  kondisi eksternal yang dipengaruhi faktor peluang dan kendala.
 

BAB V : KONDISI IDEAL
Berisi kondisi yang diinginkan oleh penulis terhadap organisasi yang merupakan hasil dari analisis fakta-fakta atau kondisi realistik yang ditemukan berdasarkan persoalan.


BAB VI : PEMECAHAN MASALAH
Berisi konsepsi pemecahan masalah yang dirumuskan melalui langkah-langkah pemecahan masalah yang di sampaikan  dengan pendekatan manajemen strategik, berupa :

Pokok-pokok pikiran, ataupun Konsepsi pemecahan masalah untuk menjawab persoalan yang dituangkan dalam langkah-langkah manajemen stratejik (translation process) meliputi: perumusan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan, strategi dan action plan (upaya yang dilakukan).


BAB VII : PENUTUP
Di Penutup berisi tentang Kesimpulan dan Saran / Rekomendasi kepada pimpinan atau satuan yang lebih atas terkait kebijakan diluar kewenangan penulis.


Bagian Akhir Makalah

1. Daftar Pustaka
2. Lampiran Pola Pikir
3. Lampiran Alur Pikir
4. Lampiran lainnya (jika ada)
5. Indeks (jika ada)
6. Riwayat Hidup

Catatan:
Untuk menjabarkan isi makalah NKP dalam tiap-tiap bab,  penulis memberikan judul Bab dan Sub Judul Bab secara bebas sepanjang rumusan judul tersebut dapat menggambarkan isi Naskah dalam masing-masing bab tersebut.
Hal ini dimaksudkan agar alur pikir dan logika pola pikir yang disajikan penulis dalam Makalah NKP Polri dapat dipahami dengan baik oleh pembaca makalah.

Analisis SWOT: Panduan Hitung IFAS, EFAS, SFAS dan Matrik Grand Strategy

Panduan Analisis SWOT
Pertama kali yang harus dilakukan penulis dengan menentukan 10 faktor yang mempengaruhi kondisi internal dengan merinci: 5 faktor kekuatan dan 5 faktor kelemahan.
Demikian pula sebaliknya, kita mengumpulkan 10 faktor lingkungan eksternal yang dianggap berpengaruh dengan merinci: 5 faktor peluang dan 5 faktor ancaman.

Setelah faktor internal dan eksternal tersusun, selanjutnya kita melakukan metode analisis SWOT terhadap faktor terpilih.

Menurut Fredy Rangkuty (2015:20), penelitian menunjukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT.
SWOT adalah singkatan dari lingkungan Internal Strengths dan Weaknesses serta lingkungan eksternal Opportunities dan Threaths yang dihadapi. Analisi SWOT selanjutnya akan membandingkan faktor lingkungan Internal terhadap lingkungan eksternal.

Analisis SWOT dilakukan melalui serangkaian perhitungan yang dikenal dengan perhitungan IFAS (internal factor analysis strategy), EFAS (eksternal faktor analysis strategy) dan SFAS (strategy factor analysis strategy) dengan memperhitungkan nilai bobot dan rating.


Bagaimana Cara Menghitung IFAS

1. Masukan faktor-faktor kekuatan dan kelemahan pada Tabel IFAS kolom 1. Susun 5 faktor dari kekuatan dan 5 faktor kelemahan (Freddy Rangkuti, 2001 : 22) 
2. Berikan bobot masing-masing faktor strategis pada kolom 2, dengan skala 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Semua bobot tersebut jumlahnya tidak melebihi dari skor total = 1,00 (Diklat Spama, 2000 : 13). Faktor-faktor itu diberi bobot didasarkan pengaruh posisi strategis (Freddy Rangkuti, 2001 : 22) 
3. Berikan rating pada kolom 3 untuk masing-masing faktor dengan skala mulai dari 10 (sangat kuat) sampai dengan 1 (lemah), berdasarkan pengaruh faktor tersebut variabel yang dianalisis . Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai dari 6 sampai dengan 10 dengan membandingkan terhadap rata-rata pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif kebalikannya jika kelemahan besar sekali (dibanding dengan rata-rata pesaing sejenis) nilainya adalah 1, sedangkan jika nilai kelemahan rendah/di bawah rata-rata pesaing-pesaingnya nilainya 5. 
4. Kalikan bobot dengan nilai (rating) untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (menonjol) sampai dengan 1,0 (lemah). 
5. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bobot faktor yang dianalisis. Nilai total ini menunjukan bagaimana variabel yang di analisis bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya. 

Bagaimana Cara Menghitung EFAS

1. Masukan faktor-faktor peluang dan ancaman pada Tabel EFAS, kolom 1. Susun 5 faktor dari peluang dan 5 faktor ancaman (Freddy Rangkuti, 2001 : 22) 
2. Berikan bobot masing-masing faktor strategis pada kolom 2, dengan skala 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Semua bobot tersebut jumlahnya tidak melebihi dari skor total = 1,00 (Diklat Spama, 2000 : 13). Faktor-faktor itu diberi bobot didasarkan pada dapat memberikan dampak pada faktor strategis. 
3. Berikan rating dalam kolom 3 untuk masing-masing faktor dengan skala mulai dari 10 (sangat kuat) sampai dengan 1 (lemah), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kodisi bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori peluang) diberi nilai dari 6 sampai dengan 10 dengan membandingkan dengan rata-rata pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif kebalikannya, jika ancaman besar sekali (dibanding dengan rata-rata pesaing sejenis) nilainya adalah 1, sedangkan jika nilai ancaman kecil/di bawah rata-rata pesaing-pesaingnya nilainya 5 
4. Kalikan bobot dengan nilai (rating) untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (menonjol) sampai dengan 1,0 (lemah). 
5. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan faktor yang dianalisis. Nilai total ini menunjukan bagaimana reaksi faktor strategis eksternalnya. 

Bagaimana Cara Menghitung SFAS
Matriks ringkasan analisis faktor strategis atau SFAS (strategic factor analysis summary), digunakan untuk meringkas faktor strategis organisasi dengan menggabungkan faktor eksternal-EFAS dengan faktor internal-IFAS.

Bagi seorang manager menjalankan 20 faktor IFAS dan EFAS dianggap terlalu banyak untuk digunakan secara efektif dalam sebuah strategi .

Di dalam matriks SFAS memberikan pedoman para manajer untuk memadatkan faktor-faktor kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman ini sehingga menjadi sepuluh factor saja.

Bagaimana Menentukan Grand Strategy?
Grand strategy merupakan tahapan pencocokan (matching stage) pada proses formulasi strategi.

Matrik ini didasarkan pada dua dimensi posisi organisasi yakni posisi hasil analisis IFAS dan EFAS dalam matrik grand strategy, sehingga mampu menunjukkan posisi organisasi, apakah titik singgung IFAS dan EFAS berada pada kuadran-1, kuadran-2 kuadran-3 dan kuadran-4.

Masalah yang sering dihadapi dalam penggunaan analisis ini adalah menentukan “Apa yang akan menjadi tujuan utama dari strategi besar?

Berikut contoh grand strategi Matrix yang memberikan gambaran pertemuan titik singgung perhitungan  IFAS dan EFAS.

Catatan Kaki Makalah, Tool Microsoft Word dan Ketentuan Penulisannya

Catatan Kaki Dengan Bantuan Tool Microsoft Word

Catatan kaki, secara bahasa diartikan sebagai catatan dibawah halaman. Ketika membuat makalah penulisan footnote ini sering di anggap penting untuk menyajikan sumber pengetahuan makalah tersebut supaya makalah tersebut dapat dinyatakan sebagai makalah yang valid.

Selain itu catatan kaki (footnote) digunakan untuk menunjang fakta, konsep, dan gagasan serta memberikan penjelasan tambahan terhadap suatu masalah yang dikemukakan dalam teks, atau untuk menjelaskan kutipan secara rinci (sumber kutipan, isi kutipan, halaman,dll). 

Dalam lembar kerja microsoft word , penulis makalah tidak lagi kesulitan membuat catatan kaki (footnote) , karena telah tersedia tool  "insert footnote". Adapun langkah penggunaan sebagai berikut:

• Taruh cursor di kalimat yang akan ditambahkan catatan kaki.

• Klik tab "References" yang terletak di bagian atas jendela, di antara "Page Layout" dan "Mailings". Tab ini memungkinkan anda untuk menyisipkan berbagai referensi, seperti tabel isi, catatan kaki dan catatan akhir, kutipan, keterangan dan banyak lagi.

• Untuk membuat catatan kaki Klik "insert footnote"

• Anda sudah siap menyisipkan catatan kaki sesuai dengan pedoman.

Ketentuan Umum Penulisan Catatan Kaki 

1. Menggunakan angka penunjuk

Catatan kaki (footnote) diawali dengan memberikan tanda angka catatan kaki (footnote)  seperti : ¹ dibelakang kata/kalimat yang memerlukan penjelasan tambahan/lebih lanjut. 

Contoh :
”.........untuk itu Polri dituntut untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya ¹ sebagaimana yang diamanatkan undang-undang...”

Angka ¹ di atas merupakan tanda bagi penggunaan catatan kaki urutan pertama yang ingin menjelaskan lebih rinci tentang kata ”tugas pokok Polri”.

2. Penjelasan angka penunjuk
Penjelasan kata ”tugas pokok” tersebut selanjutnya diuraikan pada bagian bawah sebelah kiri halaman sebagai catatan kaki (footnote) penjelasan.

Contoh :
¹ Tugas Pokok Polri di dalam Pasal 3 Undang-Undang No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian RI...dst
² ”.........Sayidiman Suryohadiprojo (11-12;1980) menyatakan bahwa Ketahanan Nasional......”

3. Ketentuan penggunaan huruf dan spasi

Penomoran catatan kaki dilakukan secara berurutan dari angka 1, 2, 3, 4 dst dengan menggunakan font Arial 10, spasi 1 (single).

4. Contoh catatan kaki (footnote)  dalam lembar kerja